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Pflegedesk · Management
14 Tage testen →
Über uns

Zwei Informatiker + eine Haushaltshilfe = voll angepasste Software.

Wir sind zwei Informatiker an der Universität Duisburg-Essen und haben über ein Jahr lang gemeinsam mit dem Team von Haushaltshilfe Rhein Ruhr eine Software entwickelt, die ihnen in allen wichtigen Bereichen ihres Alltags hilft — vom Klienten-Stammblatt über Stundenzettel und OCR bis hin zur Wochenplanung. Jedes Feature ist aus konkreten Arbeitsabläufen entstanden, die wir Woche für Woche im Büro mitverfolgt haben.

Klienten & Abrechnung

Alles zum Klienten an einem Ort.

Jedes Klienten-Profil bündelt Stammdaten, Pflegegrad, Kontostände (Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Umwidmung) und Termine in einer übersichtlichen Detailansicht. Ein Datenvollständigkeits-Score zeigt sofort, welche Felder noch fehlen — perfekt für die Übergabe zwischen Office und Pflegeleitung.

Monatliche Stundenzettel werden automatisch aus den tatsächlich gefahrenen Einsätzen befüllt und können direkt als PDF exportiert werden. Über die OCR-Inbox lassen sich die unterschriebenen Zettel beim Wiederhochladen einscannen — das System gleicht jeden Datensatz automatisch gegen den erwarteten Monat ab und spart pro Mitarbeiter und Monat mehrere Minuten Tippen und Prüfen.

Beispieldaten
Frau A. M.PG3
Zuletzt aktualisiert: 04.06.2026 · Datenvollständigkeit: 18/23
Termine Bearbeiten
KontaktPflegeDokumente
Geburtsdatum11.07.1949
Telefonverdeckt
KrankenkasseAOK Rheinland
Adresseverdeckt
Zust. Mitarbeiterverdeckt
Kontostände
Entlastungsbetrag
457,00 €
davon Vorjahr
0,00 €
Umwidmung verfügbar
742,00 €
Verhinderungspflege
1.612,00 €
Einsatzplanung

Wochenpläne, die mitdenken.

Im Wochenplaner erstellen Sie Einsätze per Drag & Drop, definieren Wiederholungs-Regeln (wöchentlich, 2-wöchentlich, individuell) und sehen Konflikte mit Verfügbarkeiten von Mitarbeitern und Klienten sofort. Reisezeiten sowie Anfahrt-/Abfahrt-Wege werden automatisch berechnet — kein Termin sieht auf dem Papier mehr besser aus, als er in der Realität ist.

Ein integriertes Abdeckungs-Panel zeigt für jeden gewählten Zeitraum: wer ist versorgt, welche Termine sind nur Entwürfe, wo lauern Überschneidungen und welche Klienten brauchen noch einen Mitarbeiter.

Beispieldaten
‹Heute› 20.04.–26.04.2026 1h 8 min 38,8 km + Neuer Einsatz
MO20
DI21
MI22
Anfahrt · ~8 Min · ~4 km
09:00–11:00Frau L.
11:15–13:15Frau H.
Abfahrt · ~4 Min · ~1,2 km
DO23
Anfahrt · ~13 Min · ~9,1 km
10:00–11:30Frau B.
11:50–13:50Frau H.
Abfahrt · ~4 Min · ~1,2 km
FR24
Anfahrt · ~8 Min · ~4 km
10:00–12:00Frau B.
12:15–13:45Frau K.
Abfahrt · ~4 Min · ~1,6 km
Konten & Transaktionen

Volle Historie, sicheres Rollback.

Jede Buchung pro Klient nachvollziehbar — inklusive Konflikt-Erkennung beim Rückgängig­machen, damit keine Vergangenheit unbemerkt umgeschrieben wird.

Rechte & Rollen

Granulare Berechtigungen.

Wer darf sehen, bearbeiten, freigeben oder exportieren? Sie entscheiden es pro Rolle — vom Praktikanten bis zur Pflegeleitung.

Auswertungen

Reports für Träger & Kassen.

Kilometer-Berichte, Auslastungs-Übersichten und PDF-Exports — direkt aus dem Tool, ohne zwischenmenschliche Excel-Sportarten.

Preise

Ein Basisplan, ergänzbar wie Ihr Dienst.

Starten Sie mit dem Essential-Basisplan und ergänzen Sie Planung, Rechte oder Auswertungen genau dann, wenn Ihr Dienst sie braucht — oder wählen Sie eines unserer empfohlenen Bündel.

14 Tage kostenlos testenVollzugriff auf das Operations-Bündel, ohne Kreditkarte.
Monatlich kündbarKeine Mindestlaufzeit. Jahresabo spart 2 Monate.
Hosting in DeutschlandDSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Preise netto, zzgl. USt.SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte.
Auf einen Blick

Ein Basisplan. Flexible Pakete.

Wählen Sie Essential als Grundlage — oder starten Sie direkt mit einem empfohlenen Bündel.

Essential
Der Basisplan für kleine Dienste.
€79 / Monat
netto, zzgl. USt.
Basisplan
  • Aktive Klientenbis 30
  • Aktive Mitarbeiter10
  • Office-User3
  • OCR-Seiten / Monat50
Mit Essential starten
Enthalten
  • Klienten- & Mitarbeiter­verwaltung
  • Transaktionen & Konten-Ledger
  • PDF-Templates & Leistungs­nachweis
  • OCR-Inbox & Batch-Upload
  • Basis-Einsatzplanung (Wochenplaner)
  • Einfache Benutzer­verwaltung
  • 5 GB Dokumenten-Speicher
  • Standard-Support (E-Mail, 48 h)
Operations-Bündel
Empfohlen für die tägliche Planung.
€129 / Monat
netto, zzgl. USt.
Essential + Operations-Paket
  • Aktive Klientenbis 80
  • Aktive Mitarbeiter30
  • Office-User8
  • OCR-Seiten / Monat250
14 Tage testen
Alles in Essential, plus
  • OCR Auto-Matching & Approval-Queue
  • Erweiterte Einsatzplanung: Wiederholungen, Bulk-Aktionen, Bestätigungen
  • Verfügbarkeiten (MA & Klienten) & Konflikt-Handling
  • Reisezeiten & Kilometer-Reports
  • 20 GB Dokumenten-Speicher
  • Priority-Support (E-Mail, 24 h)
Team-Bündel
Für Teams mit mehreren Verwaltungs­rollen.
€159 / Monat
netto, zzgl. USt.
Essential + Operations + Rechte
  • Aktive Klientenbis 80
  • Aktive Mitarbeiter30
  • Office-User8
  • OCR-Seiten / Monat250
Bündel wählen
Alles in Operations, plus
  • Granulare Rechte­verwaltung: Rollen-basiert
  • Berechtigungen für Klienten-Bearbeitung & Transaktionen
  • Berechtigungen für Timesheet-Freigabe & OCR-Approval
  • Berechtigungen für Planung, Einstellungen, Exporte
  • Approval-Workflow für neue User
Growth-Bündel
Für größere Dienste & höhere Nutzung.
€249 / Monat
netto, zzgl. USt.
Essential + Operations + Rechte
  • Aktive Klientenbis 180
  • Aktive Mitarbeiter80
  • Office-User20
  • OCR-Seiten / Monat1.000
Bündel wählen
Alles in Team, plus
  • Multi-Bereich-Konsolidierung
  • Audit-Exports (CSV & PDF)
  • Erweiterte Reporting-Templates
  • 2.000 Routen-Lookups, 100 GB Speicher
  • Statistik-Paket mit 50 % Rabatt (geplant)
Custom
Für große Träger & Sonderfälle.
Auf Anfrage
Individuelles Angebot, nach Gespräch.
Individuell
  • Klienten> 180
  • StandorteMulti
  • SLA99,9 %
  • Migrationinkl.
Gespräch anfragen
Alles in Growth, plus
  • Telefon-Support Mo–Fr 9–16
  • Formale SLA & Quartals-Review
  • Persönlicher Ansprech­partner
  • Daten-Migration inklusive
  • Eigene Postgres-Instanz möglich
Was Sie bekommen

Funktionen im Detail.

Essential ist die Grundlage. Die Pakete erweitern diese Grundlage um Planung, Rechte, Auswertungen oder höhere Nutzung — einzeln oder als Bündel.

Essential — Basisplan

79 € / Monat

Pflichtgrundlage für alle Pakete und Bündel. Genug, um einen kleinen Dienst sauber digital zu führen — ohne Reisezeit-Admin oder feingranulare Rechte.

Verwaltung & Grundfunktionen
  • Klienten- & Mitarbeiter­stammdaten
  • Konten-Ledger: Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Sachleistungen, private Verordnungen
  • Transaktionen mit voller Historie & Rollback
  • Monatliche Timesheets, manuell pflegbar
  • PDF-Vorlagen & Leistungs­nachweis
  • OCR-Inbox & Batch-Upload, 50 Seiten/Monat enthalten
  • Basis-Einsatzplanung: Wochenplaner mit Einzel­terminen
  • Einfache Benutzer­verwaltung
  • 5 GB Dokumenten-Speicher · CSV-Import bei Start
  • Standard-Support per E-Mail (48 h)
Bis 30 aktive Klienten · 10 Mitarbeiter · 3 Office-User

Optionale Pakete

Jedes Paket ergänzt Essential. Buchen Sie nur das, was Ihr Dienst braucht — oder wählen Sie ein vor­konfiguriertes Bündel.

Operations-Paket

+ 49 € / Monat

Smarte Planung und Reisezeit-Administration. Entlastet alle, die täglich planen.

Planung & Reisezeiten
  • Erweiterte Einsatzplanung: Wiederholungs­regeln, Bulk-Aktionen, Bestätigungs- und Entwurfs-Workflows
  • Verfügbarkeiten für Mitarbeiter
  • Verfügbarkeiten für Klienten
  • Automatisches Konflikt-Handling
  • Reisezeit-Berechnung & -Cache
  • Anfahrt-/Abfahrt-Handling
  • Kilometer-Reports
  • 500 Routen-Lookups pro Monat inkl.
  • OCR Auto-Matching & Approval-Queue

Rechte-Paket

+ 29 € / Monat

Erweiterte Rollen- und Rechte­verwaltung für Teams, die genauer steuern möchten, wer sensible Informationen sehen, bearbeiten, freigeben oder exportieren darf.

Rollen & Berechtigungen
  • Rollen-basierte Zugriffs­steuerung
  • Berechtigungen für Klienten­bearbeitung
  • Berechtigungen für Transaktionen & Rollback
  • Berechtigungen für Timesheet-Freigabe
  • Berechtigungen für OCR-Approval
  • Berechtigungen für Planungs­funktionen
  • Berechtigungen für Einstellungen & Exporte
  • Approval-Workflow für neue Konten
  • Bereichs­zuweisungen je User

Statistik-Paket Geplant

+ 49 € / Monat

Dashboards und Auswertungen für gewachsene Dienste, die Verläufe und Auslastung sehen wollen. Start, sobald die erste Version stabil ist — in Growth zum halben Preis.

Analytics & Reporting
  • Statistik-Dashboard
  • Mitarbeiter-Auslastung
  • Klient-Kohorten
  • Bereichs­vergleiche
  • Trend-Charts
  • Exportierbare Reports
  • Filter nach Zeitraum & Bereich

Empfohlene Bündel

Vor­konfigurierte Kombinationen für die häufigsten Dienst-Größen. Höhere Nutzungs­grenzen sind in den Bündeln enthalten.

Growth-Bündel

249 € / Monat

Essential + Operations + Rechte, mit höheren Nutzungs­grenzen und Audit-Funktionen. Für gewachsene Dienste mit mehreren Bereichen.

Bundle-Inhalte & höhere Limits
  • Essential-Basisplan inklusive
  • Operations-Paket inklusive
  • Rechte-Paket inklusive
  • Multi-Bereich-Konsolidierung mit zentralem Reporting
  • Audit-Exports als CSV & PDF
  • Bis 180 Klienten, 80 Mitarbeiter, 20 Office-User
  • 1.000 OCR-Seiten / Monat
  • 2.000 Routen-Lookups / Monat
  • 100 GB Dokumenten-Speicher
  • Statistik-Paket mit 50 % Rabatt, sobald verfügbar

Custom

Auf Anfrage

Wenn Migration, Hosting oder SLA individuell gestaltet werden sollen — wir nehmen uns Zeit dafür.

Individuell, alles aus Growth, plus
  • Mehr als 180 Klienten, Multi-Standort oder komplexer Multi-Bereich
  • Telefon-Support Mo–Fr 9–16 Uhr
  • Formale SLA mit 99,9 % Uptime-Zusage
  • Quartals-Workflow-Review (1 h remote)
  • Persönlicher Ansprech­partner
  • Dedizierte Postgres-Instanz auf Wunsch
  • On-Premises-Option auf Anfrage
  • Daten-Migration & Onboarding inklusive
  • Custom-Integrationen & -Entwicklung möglich
Selbst zusammenstellen

Preis selbst berechnen.

Essential ist die Grundlage. Wählen Sie Pakete und schätzen Sie Ihre Nutzung — der Rechner zeigt sofort den voraussichtlichen Monatspreis.

Basisplan (Pflicht)
EssentialPflicht­grundlage, immer enthalten
79 €Fix
Pakete
Erwartete Nutzung
In Essential bis 30 enthalten. Darüber: 25 € pro 25 Klienten.
In Essential bis 3 enthalten. Darüber: 15 € pro 5 User.
50 in Essential. Darüber: 0,10 € pro Seite.
500 enthalten ab Operations. Darüber: 10 € pro 1.000.
Zusätze

Add-Ons & faire Nutzung.

Sie wachsen, ohne ein neues Bündel zu wechseln — kleine Blöcke für mehr Klienten, mehr User oder mehr OCR. Plus Service-Pakete für Onboarding und Telefon­support.

Funktions­pakete

Operations-Paket
+ 49 € / Monat
Erweiterte Einsatzplanung, Verfügbarkeiten, Reisezeiten, Kilometer-Reports, OCR Auto-Matching. In Operations-, Team- und Growth-Bündel enthalten.
Rechte-Paket
+ 29 € / Monat
Granulare Rollen- und Berechtigungs­steuerung. In Team- und Growth-Bündel enthalten.
Statistik-Paket geplant
+ 49 € / Monat
Dashboards, Auslastung, Bereichs­vergleiche. Start, sobald die erste Version stabil ist. Im Growth-Bündel zum halben Preis.

Nutzungs-Blöcke

Klienten-Block
25 € / Monat
+ 25 aktive Klienten. Praktisch, wenn Sie kurzfristig über der Bündel-Grenze sind, ohne in ein höheres Bündel zu wechseln.
Office-User-Block
15 € / Monat
+ 5 Office-User für Dienste mit höherer Verwaltungs­quote.
OCR-Seiten zusätzlich
0,10 € / Seite
Über das Monats­kontingent hinaus. Wir warnen rechtzeitig, bevor zusätzliche Seiten anfallen.
Routen-Lookups zusätzlich
10 € / Monat je 1.000
Oder Sie hinterlegen Ihren eigenen Google-Maps-API-Schlüssel — kostenlos und transparent.

Service & Support

Daten-Migration
65 € / Stunde
Wir helfen beim Übertragen Ihrer Klientendaten. Festpreis möglich nach Sichtung der Quelldaten.
Telefon-Support-Paket
79 € / Monat
Mo–Fr 9–16 Uhr, 4 Telefonate inklusive, weitere zu 65 €/Stunde. Im Custom-Tarif enthalten.
So starten Sie

Testen Sie in Ruhe — oder werden Sie Founding Customer.

Zwei Wege, mit uns zu starten. Welcher passt, klären wir am liebsten in einem kurzen Gespräch.

Standard-Einstieg

14 Tage kostenlos testen

Mit vollem Zugriff auf das Operations-Bündel. Ohne Kreditkarte.

  • Voller Funktions­umfang des Operations-Bündels — OCR, erweiterte Einsatz­planung, Reisezeiten
  • Optional ein geführtes Erstgespräch, in dem wir gemeinsam Ihre ersten Klienten anlegen
  • Keine automatische Verlängerung — Sie wählen am Ende der 14 Tage Ihr Bündel
  • Onboarding wird separat gebucht oder ist im Jahresabo enthalten
Test starten →
Begrenzt — erste Kunden

Founding-Customer-Programm

Für Dienste, die früh einsteigen und unsere Entwicklung mitprägen wollen.

  • 50 % Rabatt auf das Operations-Bündel in den ersten 3 Monaten
  • Dauerhaft 15 % Founding-Rabatt, solange Sie Kunde bleiben
  • Direkter Draht zur Produktentwicklung — kurzes Feedback alle paar Wochen
  • Kein klassischer Testzeitraum nötig — wir starten gemeinsam vor Ort oder remote

Wir entscheiden gemeinsam, ob die Software heute schon zu Ihrem Workflow passt. Ehrlich. Vor Vertragsunterschrift.

Gespräch anfragen →
Onboarding

Damit der Start auch wirklich funktioniert.

Pflegedienste haben keine Zeit für „selbst herausfinden". Wir nehmen uns die Zeit, mit Ihnen zusammen das System einzurichten — der entscheidende Schritt zu echtem Mehrwert.

  1. 1.

    Setup-Call

    30–60 Minuten remote. Wir gehen Ihre Bereiche, Mitarbeiter und Ihr Leistungs­schema durch.

  2. 2.

    Klienten-Import

    Wir importieren Ihre bestehenden Klientendaten per CSV, inklusive Konten-Eröffnungs­bilanzen.

  3. 3.

    OCR & Timesheets erklären

    Hands-on mit echten Belegen: wie die Inbox arbeitet, wie aus Belegen Timesheets werden.

  4. 4.

    Einsatzplanung einrichten

    Vorlagen, Wiederholungen, Verfügbarkeiten — Ihr Plan-Workflow steht nach diesem Schritt.

  5. 5.

    Follow-up nach 2 Wochen

    Kurzes Gespräch, was läuft, was hakt. Wir feinjustieren Vorlagen und Routinen.

Onboarding-Pakete (einmalig)

  • Essential-Onboarding2 Stunden, ein Bereich, < 30 Klienten
    299 €
  • Operations- oder Team-Onboarding4 Stunden, mit Daten-Import & Plan-Vorlagen
    499 €
  • Growth-Onboarding8 Stunden, mehrere Bereiche, individuelle Templates
    799 €
Im Jahresabo enthalten. Wer das erste Jahr im Voraus bucht, bekommt das passende Onboarding-Paket geschenkt — und spart zusätzlich zwei Monatsbeiträge.
Häufige Fragen

Was Kunden vor dem Start wissen wollen.

Muss ich ein Bündel wählen?

Nein. Essential allein ist ein vollwertiger Basisplan und kann eigenständig genutzt werden. Die Bündel sind nur vor­konfigurierte Kombinationen — bequem, wenn Sie nicht selbst zusammen­stellen möchten.

Kann ich nur ein einzelnes Paket buchen?

Ja. Sie können Essential mit beliebigen Paketen kombinieren — z. B. Essential + Rechte-Paket, wenn Sie keine erweiterte Einsatzplanung brauchen, aber feingranulare Rollen­steuerung. Oder Essential + Operations-Paket, wenn die Rollen-Trennung später kommt. Sie zahlen genau das, was Sie aktivieren.

Kann ich später ein Paket wechseln oder Add-ons ändern?

Ja, jederzeit. Pakete und Nutzungs-Blöcke aktivieren wir sofort, Reduktion zum Ende des laufenden Monats. Sie zahlen anteilig für den Wechsel­monat, kein erneutes Setup.

Was passiert, wenn ich später mehr brauche?

Sie buchen einfach einen weiteren Pack oder einen Nutzungs-Block dazu — keine neue Einrichtung, kein Migrations­aufwand. Wir aktivieren das Paket im selben Mandanten, und Ihre Daten bleiben erhalten.

Was zählt als „aktiver Klient"?

Ein Klient mit Status aktiv im System — also einer, für den im laufenden Monat Leistungen abgerechnet, geplant oder dokumentiert werden können. Pausierte oder archivierte Klienten zählen nicht.

Wenn Sie kurz über der Bündel-Grenze landen, zählt der Klienten-Block (25 €/Monat) als ruhiger Puffer. Erst wenn Sie dauerhaft darüber liegen, empfehlen wir das nächste Bündel.

Was zählt als „Office-User"?

Personen mit eigenem Login, die die Software in der Verwaltung nutzen — also PDL, Stell­vertretung, Buchhaltung. Mitarbeiter im Außendienst werden separat erfasst und sind in den jeweiligen Allowances enthalten.

Ist OCR im Essential-Basisplan enthalten?

Ja. Essential enthält die OCR-Inbox und Batch-Upload sowie 50 OCR-Seiten pro Monat — genug, um die Funktion ernsthaft auszuprobieren. Operations- und Team-Bündel liefern 250 Seiten, Growth 1.000 Seiten. Darüber hinaus 0,10 € pro Seite, ohne dass etwas blockiert wird.

Das OCR Auto-Matching (automatische Klienten­zuordnung) ist Teil des Operations-Pakets.

Ist die Einsatzplanung in Essential enthalten?

Ja — in einer Basis-Variante. In Essential können Sie den Wochen­planer nutzen und Einzel­termine anlegen. Mit dem Operations-Paket kommen dazu: Wiederholungs­regeln, Bulk-Aktionen, Verfügbarkeits-Management für Mitarbeiter und Klienten, automatisches Konflikt-Handling, Reisezeit-Berechnung, Anfahrt-/Abfahrt-Handling und Kilometer-Reports.

Was passiert, wenn ich ein Limit überschreite?

Nichts Drastisches. Wir benachrichtigen Sie bei 80 % einer Grenze. Bei OCR und Routen-Lookups fallen die kleinen Overage-Beträge an — bei Klienten/Usern bieten wir Ihnen den passenden Add-on oder den Wechsel ins nächste Bündel an.

Wir sperren nichts heimlich. Sie erfahren immer vorher, was anfällt.

Sind die Preise netto oder brutto?

Alle ausgewiesenen Preise sind netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Rechnung enthält die USt. separat ausgewiesen.

Gibt es eine Mindest­laufzeit?

Nein. Alle Bündel und Pakete sind monatlich kündbar. Wer ein Jahr im Voraus bucht, spart zwei Monats­beiträge — und das Onboarding ist inklusive. Aber das ist eine freie Entscheidung, keine Bindung.

Wie ist meine Daten geschützt?

Die Software läuft auf europäischen Servern, mit Tagessicherungen und Mandanten­trennung. Vor der Inbetriebnahme schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) gemäß DSGVO ab. Datenschutz- und Verarbeitungs­dokumentation stellen wir Ihnen zur Verfügung.

Können Sie meine bestehenden Daten importieren?

Ja. Wir akzeptieren CSV-Exporte aus den meisten gängigen Pflege­systemen. Bei einfachen Imports ist das Teil des Onboarding-Pakets — bei komplexeren Quell-Strukturen rechnen wir Daten-Migration nach Aufwand ab (65 €/Std. oder Festpreis nach Sichtung).

Bereit, das Operations-Bündel 14 Tage auszuprobieren?

Kostenlos, ohne Kreditkarte. Wir richten gemeinsam Ihre ersten Klienten ein, und Sie sehen im Testzeitraum, ob die Software zu Ihrem Dienst passt.

Operations-Bündel 14 Tage testen → Erstgespräch vereinbaren Angebot für große Dienste anfragen

Bei jedem Anliegen erreichen Sie uns per E-Mail an kontakt@pflegesoftware.online — am besten mit einem passenden Betreff. Wir kümmern uns dann um alles Weitere.